Sedan något år tillbaka finns möjlighet att ”prenumerera” på postlistan för Vänersborgs kommun. Listan sammanställs varje vardag och innehåller diarieförda handlingar som registreras som inkommen till någon nämnd/styrelse eller som utskickad av någon nämnd/styrelse.

Motion
till kommunfullmäktige i Vänersborg angående
Förtroendevaldas tillgång till dokument i Vänersborgs kommuns diarium  
Sedan något år tillbaka finns möjlighet att "prenumerera" på postlistan för Vänersborgs kommun. Listan sammanställs varje vardag och innehåller diarieförda handlingar som registreras som inkommen till någon nämnd/styrelse eller som utskickad av någon nämnd/styrelse. 
Idag skickas listan över hanteringen av dessa offentliga handlingar till ett knappt dussintal kommunala politiker, till några tjänstepersoner i kommunledningen och till åtta journalister. 
Den som läser listan har således tillgång till information över flödet av ärenden.  
Önskar man gå vidare så föreligger i princip flera olika möjligheter till information. Självfallet – som alltid varit fallet – kan man på kommunkansliet begära att få läsa originalhandlingen. 
Men sedan någon tid tillbaka skannas många av handlingarna och finns således som elektroniska filer [pdf eller doc] i kommunens diarium. Följande stödord kan belysa hur systemet är uppbyggt:
Sök Ärenden – Sök Handlingar
Handlingsnr. – Diarienr. – Datum – Riktning  – Avsändare/mottagare – Dokument
Inte alla nämnder begagnar sig idag fullt ut av denna möjlighet att göra nämndernas handlingar tillgängliga, några är dock mycket goda föredömen.
Den som på sin kommunala arbetsplats har tillgång till en uppkopplad dator bör ha tillgång till kommunens diarium. Andra kan få hjälp från kommunkansliet och får filerna översända som e-post.
Med hänvisning till ärendet "Ändrad politisk organisation" Dnr 2006.509 Ks § 292 vågar jag mig på att spå följande utveckling. Idag går det inte att neka att det föreligger stora skillnader i hur pålästa olika ledamöter i en och samma nämnd är. Istället för att klyftorna minskas i detta avseende mellan nämndernas presidier och den vanliga ledamoten eller ersättaren tenderar förstärkningen av presidiernas roll att öka avståndet när det gäller att veta "vad som är på gång" och "vilken väg vissa handlingar kommer eller går". Tillgång till handlingarna i kommunens diarium underlättar väsentligt för den förtroendevalda som önskar hålla sig ajour i pausen mellan två nämndsmöten. Samtidigt blir det mycket fördelaktigt att kunna sprida inläsningen av handlingarna under en längre tid istället för att som nu oftast under endast två-tre kvällar ha tillgång till underlaget.  

För länge sedan, kanske fem-sex år tillbaka i tiden, var jag (för övrigt tillsammans med kommunstyrelsens nuvarande ordförande och även med tillträdande förste vice ordförande) ledamot i en IT-beredning där vi hade stora förhoppningar att utvecklingen på IT-området snabbt skulle leda fram till avsevärda förbättringar för de flesta förtroendevalda i vår kommun. 

Mot bakgrund av detta yrkar jag

• att kommunen gör det möjligt att förtroendevalda som så önskar skall få tillgång till kommunens diarium från sina datorer i bostaden
• att kommunen självfallet först försäkrar sig om en teknisk lösning som möjliggör ovanstående utifrån krav på teknisk säkerhet och med beaktande av lagar och förordningar

Lutz Rininsland
Vänsterpartiet                                                                  2006-12-17

Uppdaterades: 19 dec 2006