Öhrlings granskning av arenan 100316

Öhrlings rapport (30mb)

Här följer textsidorna från rapporten med James Buccis kommentarer och funderingar inom de röda parenteser.  Rapportens text och tabeller har en partivän omvandlat från original PDF filen till ett Word underlag. För tabellerna hänvisas ni till original PDF filen.

Innehållsförteckning

Del 1 – Investeringskostnader

1.         Sammanfattning                                                    3

2.         Slutsatser                                                                           7

3.         Granskningsområden                                             8

4.         Uppdragsbeskrivning                                            10

5.         Investeringsförutsättningar                              11

6.         Projektprogram                                          12

7.         Projektledning                                            13

8.         Organisation                                              14

9.         Kostnadskalkyler                                        15

10.      Slutkostnadsprognoser                                          16

Del 2 — Ur ett ansvarsperspektiv

1.       Slutsatser                                                 23

2.       Revisionsfrågan                                                   23

3.       Granskningsmål med revisionell bedömning                        24

PRICEWATERHOUSECOOPERS

Revisorerna i Vänersborgs kommun Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB Lilla Bommen 2 405 32 GöteborgTelefon 031-793 1000Fax 031-793 1001
13 januari 2010
I enlighet med Era instruktioner som bekräftats i vårt avtal (”Avtalet”) daterat 21 oktober 2009, avger vi vårrapport från granskning av Arena Vänersborg avseende investeringskostnader och ur ett ansvarsperspektiv. Håkan OlssonE-post:[email protected] Mobil:              0709-609 90 95
Denna rapport är ställd till Er som uppdragsgivare, grundat på Avtalet, och vi accepterar inte något ansvar gentemot någon annan person än Er, med undantag för vad som beskrivs i Avtalet.
Med vänlig hälsning Kent KristofferssonE-post:[email protected]Telefon:             031-793 10 35 Mobil:                 0709-291035

Arena Vänersborg

Sammanfattning

Öhrlings PricewaterhouseCoopers erhöll den 21 oktober 2009 uppdraget att utreda och granska kostnadsutvecklingen i projekt Vänersborgs Arena. 1 det följande lämnar vi en sammanfattning av vår granskning.

Vänersborgs kommun beslutade den 20 juni 2007 att bygga en arena med en godkänd rambudget om 140 MSEK. Beslutet att uppföra en arena hade föregåtts av flera utredningar med medverkan från kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden samt berörda tjänstemän.  (Inte ett ord om att konsulterna Bengtsson och Myhrberg som båda blev inkopplade utan varken upphandling eller avtal)

Budgeten baserades på ideskisser från arkitektfirman Nylin & Myhrberg AB. I tidiga projektskeden visas endast de grundläggande uppgifterna om anläggningens utformning vilket även var fallet i det aktuella projektet. (Fundera över hur Myhrberg fick betalt för sitt arbete utan ett diariefört avtal)

Kostnadsbedömningen som hade gjorts inför investeringsbeslutet hade upprättats internt inom kommunen. Vi har inte haft tillgång till denna kalkyl. (Varför ingen tillgång?)

Vänersborgs kommun ansåg sig inte ha egen erfarenhet av att genomföra investeringar i den omfattning som ett arenabygge innebär, därför beslutades att anlita extern projektledningskompetens.

Fyra konsultföretag lämnade anbud på projektledningsuppdraget. (Bara tre konsultföretag lämnade anbud) WSP AB erhöll uppdraget i september 2007 som Construction Manager (CM). Uppdragsformen innebär att WSP ansvarar för projektledningen, leder och styr projektet, innefattande upphandling av konsulter och entreprenörer, styrning och samordning av projektet. Uppdraget innebär att CM anförtros att ansvara för genomförandet av objektet inom givna ekonomiska-, tidsmässiga- och kvalitetsramar. CM rollen kan dock inte jämföras med en entreprenör som tar ett ekonomiskt ansvar för att genomföra uppdraget i ett exempelvis totalentreprenadåtagande.

CMs rapportering till uppdragsgivaren, Vänersborgs kommun, gjordes till arbetsgruppen. Arbetsgruppen bestod av representanter från kommunen under ledning av BUNs dåvarande ordförande. WSP hade ingen rapportskyldighet till projektstyrelsen utan ordföranden för arbetsgruppen rapporterade till projektstyrelsen.

WSP har stor erfarenhet dels av avtalstypen CM dels av byggandet av arenor. I anbudet till kommunen hänvisade WSP till sina utvecklade projektledningsmodeller och system.

En grundläggande aktivitet i rollen som CM är rapporteringen till uppdragsgivaren då denne har det ekonomiska ansvaret för projektets genomförande. Det åligger därför CM att kontinuerligt informera uppdragsgivaren om projektets status.

Arbetsgruppsmötena med deltagande från CM, externa konsulter och medarbetare från kommunen under ledning av BUNs ordförande utgjorde det forum där projektrapportering och projektbeslut fattades. Samtliga arbetsgruppsmöten är protokollerade och distribuerade till samtliga närvarande. (Varför diarieförde aldrig de närvarande dessa protokoll?) Dessutom hölls fyra separata ekonomimöten. (Var är protokollen till dessa separata ekonomimöten? Varför blev protokollen aldrig diarieförda? Och ännu värre varför har revisorerna inte sett till att diarieföra dessa protokoll nu när de har haft tillgång till dessa?)

I arbetsgruppsmötena behandlades samtliga projektrelaterade frågor avseende teknik och ekonomi.

Utvecklingen för projektekonomin redovisades i särskilda prognosrapporter. (Varför blev prognoserna aldrig diarieförda?)

Arena Vänersborg

Sammanfattning

I samband med att WSP erhöll uppdraget föreslog WSP att en oberoende konsult skulle upprätta en kostnadskalkyl. Underlaget bestod av program­handlingar från arkitekten och projektprogram som upprättats av WSP.

Konsultföretaget Grontmij erhöll uppdraget och lämnade sin kalkyl 2007-09-28. (Vem upphandlade konsultföretaget? Var finns avtalet med Grontmij?)  Bedömd kostnad för projektet uppskattades till 178 MSEK. Då vissa kostnadsposter saknades bedömde WSP att totalkostnaden skulle ligga runt 200 SEK för projektet. (Varför blev barn- och ungdomsnämnden och kommunstyrelsen aldrig informerade om dessa siffror?)

Projektgruppen gjorde ett antal studiebesök till orter som byggt liknande arenor. Investeringskostnaderna för motsvarande anläggningar som den i Vänersborg läg omkring 200 MSEK.

I februari 2008 upprättade WSP en kostnadsprognos för projektet som uppgick till 184 MSEK. Inom projektgruppen togs beslutet att de skulle försöka hålla en budget om 170 MSEK. WSP informerade byggherren att budgeten förutsatte besparingar. En lista med besparingsförslag upprättades av WSP. Enligt uppgift från såväl WSP som byggherren genomfördes inte dessa besparingar. (Varför diariefördes aldrig listan med besparingsförslag?)

Under projekttiden har ytterligare fem kostnadsprognoser upprättats. WSP har upprättat slutkostnadsprognoser (SKP) i november 2008 och i mars, augusti, september samt i november 2009. (Revisorerna verkar ha missat att det fanns även en prognos från maj 2009. Revisorerna verkar ha missat att det togs fram specificerade kostnader på optioner i juni 2009. Varför diariefördes aldrig SKP från november 2008, mars, maj, augusti och september 2009? Varför diariefördes aldrig kostnadsoptioner från juni 2009? Och ännu allvarligare varför har inte revisorerna sett till att diarieföra dessa SKP?)

SKP upprättad i augusti 2009 redovisade en anmärkningsvärd höjning av bedömd slutkostnad. SKP bedömdes till 234 MSEK. Den senaste SKP från november 2009 anger kostnaderna till 270 MSEK. Under perioden februari till november 2008 reviderades inte SKP, åtminstone inte officiellt. Även under perioden mars 2009 och augusti 2009 reviderades inte SKP. (Revisorerna har missat uppgiften om en maj SKP i arbetsgruppsmötesprotokoll 26 2009-05-07)  Under förstnämnda period låg tyngdpunkten på projektering och upphandling. Under den senare perioden var byggproduktionen som mest intensiv.

Enligt WSP har en kontinuerlig, kronologisk sammanställning över ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) sammanställts och dokumenterats. Dessa ÄTOR har behandlats i arbetsgruppsmötena enligt WSP.

Ordförande i arbetsgruppen påstår att han inte godkänt eller haft tillgång till ÄTA-sammanställningen. I samband med faktureringen har dock uppgifter funnits om ÄTA-arbeten och har då följaktligen godkänts enligt faktureringsprocessen. Vi har inte haft tillgång till den kronologiska ÄTA-sammanställningen utan endast ett sammandrag över godkända ÄTA-arbeten fram tom 2009-10-01. (Mycket märkligt. Revisorerna verkar att ha missat de fyra röda pärmar som innehåller alla ÄTOR. Dessa pärmar är diarieförda hos barn- och ungdomsförvaltningen den 20 januari 2010)

Arena Vänersborg

Sammanfattning

Samtliga entreprenader, förutom finplanering, var upphandlade den 20 januari 2009 enligt arbetsgruppsmötesprotokoll nr 21. Värdet av samtliga upphandlingar inklusive Finplanering uppgick till 170 MSEK

SKP för upphandlade entreprenadarbeten uppgår till 240 MSEK. Tilläggsbeställningarna för dessa entreprenader uppgår till 70 MSEK eller + 41%.

Reviderad SKP lämnades 2009-03-31. (Varför diariefördes  inte denna SKP?)  Bedömd slutkostnad anges till 189 MSEK. I efterföljande arbetsgruppsmöte 2009-04-16 finns inga kommentarer till SKP.

En stor del av ÄTA-arbeten hänför sig till markarbeten, stomme och stomkomplettering. För dessa arbeten beräknas tilläggskostnaderna i november 2009 till totalt 61 MSEK. Merparten av dessa arbeten bör enligt tidplanen och faktureringen ha utförts under första delen av 2009. (Varför har revisorerna inte upptäckt att dessa arbeten inte har kunnat utföras och faktureras för på grund av att man fortfarande inte var överens med IFK Vänersborg samt att restaurantören är inne och rör?)

Förutsatt att projektledningen hade upprättat kontinuerliga prognoser, exempelvis varje månad, hade kostnadsökningarna kunnat fastställas betydligt tidigare i projektet.

WSP har i november 2009 upprättat en preliminär analys över orsakerna till kostnadsökningen om totalt cirka 86 MSEK. (270-184).

De poster som har haft störst inverkan på kostnadsökningen är programändringar, ändringar som inte kunde förutses när projektet startade samt brister i kalkyler, avvikelse mellan kalkylerade kostnader och verkligt upphandlade entreprenader.

Kostnaderna för dessa två poster, programändringar och kalkylbrister, uppgår till 34 respektive 24 MSEK.

I arbetsgruppsmötena behandlades kostnadsutvecklingen. Kostnadsprognoserna upprättades separat och bifogades inte till mötesprotokollet. (Varför bifogades dessa prognoser inte till mötesprotokollen?)

Det finns inga sammanställningar eller uppgifter om godkända belopp i arbetsmötesprotokollen om ÄTA-arbeten. (Varför inte det , tro?)

Vi har endast gjort stickprov i godkända fakturor. Fakturatexten är kortfattad och lämnar hänvisningar till avtal och godkända tilläggsarbeten. För att få en helhetsbild av faktureringen måste samtliga underlag som ligger till grund för fakturan granskas och avstämmas med respektive faktura, avtal och tilläggsbeställningar för att fastställa om hanteringen av avtalsersättning och tilläggsarbeten har genomförts enligt ingångna avtalsvillkor.

I augusti 2009 lämnas en reviderad SKP uppgående till 234 MSEK.

I mellanperioden mars och augusti 2009 lämnas inga uppdaterade SKP. Perioden omfattar ett produktionsvärde på cirka 100 MSEK, mätt som fakturerad volym. Det kan antas att en stor del av ÄTA-arbeten utfaller under nämnda period. (Maj mötets SKP ?)

I november 2009 bedöms SKP totalt till 270 MSEK.

Förhandling och slutreglering med entreprenörerna pågår. Det finns inga uppgifter när projektet kommer att vara avslutat.

Enligt kommunens ekonomikontor hade cirka 239 MSEK utbetalats fram till mitten av oktober. Samtidigt finns mottagna men ännu ej behandlade fakturor till ett värde om cirka 15 MSEK.

Senaste avstämningen är gjord 2009-11-30. Totalt utbetalt uppgick vid denna tidpunkt till cirka 246 MSEK och mottagna fakturor, som ännu ej är behandlade, uppgår till cirka 28 MSEK.

15 november 2009

sida 6

Sammanfattning

  • Kalkylen som upprättades inför investeringsbeslutet uppgick till 140
    MSEK. Kalkylen baserades på ett mycket översiktligt underlag. (Tips läs kommunens egen trycksak ”Myt och sanning”)
  • Godkänd budget för projektet uppgår till 140 MSEK.
  • Projektprogrammet var vid upprättandet av budgeten inte fastlagt.
  • Kommunen tecknade avtal med WSP som projektledare i form av ett Construction Management avtal. CM ansvarar för projektgenomförandet men inte för investeringskostnaden.

CM är inte att likställa med en entreprenör.

  • Avtalet med WSP är baserat på ABK, Allmänna Bestämmelser för Konsulter.
  • CM metoden innebär att projektet delas upp i ett antal delentreprenader. Dessa har, med vissa oklarheter som utreds av kommunens jurister, upphandlats i enlighet med gällande LOU lagstiftning. Upphandlings- förfarandet har därmed pågått under längre tid än som varit fallet utan LOU.
  • Beställaren under CMs ledning ansvarar för projekteringen som pågår parallellt med byggnadsarbetena.
    • CM ansvarar för kontinuerlig rapportering och för genomförandet i enlighet med fastlagd budget.
Upplägget ska möjliggöra successiva beslut under projekttiden.

  • Uppdelningen av investeringen i delentreprenader ska möjliggöra ändringar under projekterings- och produktionsskedet.
  • Styrning och kontroll av samt insyn i projektet ska vara mer fördelaktigt än vad som är fallet i exempelvis en totalentreprenad.(här är det tillåten att skratta)
    • CM är skyldig att hålla beställaren löpande underrättad om projektutvecklingen och ska begära dennes godkännande vid programförändringar.
    • I januari 2009 hade samtliga entreprenader upphandlats till ett värde om 170 MSEK. Dessutom tillkommer byggherrekostnader kalkylerade till 16 MSEK. Totalt uppgick projektkostnaderna vid denna tidpunkt till 186 MSEK exklusive kända tilläggsbeställningar.
    • De avtalade projektkostnaderna översteg därmed den godkända budgeten om 140 MSEK. (viktigt att notera att tom revisorerna accepterar här att budgeten är 140mkr)
    • Vi har inte funnit i den dokumentation vi haft tillgång till att KS har informerats om budgetöverskridandet som enligt vår bedömning borde har varit känt av såväl WSP som deltagarna i arbetsgruppen.
    • WSP lämnade en slutkostnadsprognos, 2009-03-31 där slutkostnaden bedömdes till 189 MSEK. Vid denna tidpunkt borde enligt vår bedömning en stor del av omfattningen av tilläggbeställningar varit kända och därmed att angiven slutkostnad var lägre än de redan avtalade entreprenaderna och tilläggsarbeten samt de vid denna tidpunkt kända byggherrekostnaderna.

Del 1. Avsnitt 2 — Slutsatser

Arena Vänersborg

Slutsatser

  • Kostnadsprognoserna under det tidiga projektskedet beaktade inte i tillräcklig utsträckning projektets komplexitet. (Varför säger inte revisorerna att detta är konsulten Magnus Bengtssons bord?)
  • Kalkylerna innehöll inte erforderliga risk- och säkerhetsbedömningar som skulle ha verkat som styrande riktlinjer för projektets bedrivande. (Har revisorerna missat ekonomikontorets känslighetsanalys som fanns med i rapporten som var underlaget för kommunfullmäktiges beslut i juni 2007 ?)
  • Det torde ha framstått för samtliga deltagare i projektledning och arbetsgruppen att kalkylerna upprättade under det tidiga skedet innehöll obetydliga eller otillräckliga reserver för ett projekt i denna storleksordning.
  • WSP i egenskap av CM tillhandahöll inte de utlovade projektstyrningsverktygen som skulle kunna ha underlättat kommunikationen mellan CM och byggherre. WSP har inte heller använt sina system i större omfattning för löpande analyser av projektutvecklingen utan tycks ha blivit överraskade av kostnadsökningen först omedelbart före färdigställandet av projektet. (Är detta bevisat, var framgår det i så fall?)
  • Byggherren informerades inte i tillräcklig omfattning om projektets kostnadsutveckling och erforderliga tilläggsarbeten samt de kalkylbrister som framkom efter upphandling av entreprenaderna. (Är detta bevisat, var i så fall?)
    • Programändringarna som initierades av byggherren har inte beaktats förrän i ett sent projektskede. Byggherren förefaller inte ha haft tillräcklig insyn i det ursprungliga projektprogrammets omfattning och vad konsekvenserna av de tilläggsbeställningar som gjorts kom att innebära för den totala projektekonomin. (Mycket allvarlig kritik)
    • Byggherren och dennes tekniska konsult förefaller inte ha haft tillräcklig insikt om de förändringar i projektgenomförandet som behandlades vid arbetsgruppsmöten och konsekvenser för projektets totalkostnader. (Mycket allvarlig kritik)
    • WSP har inte i tillräcklig omfattning rapporterat om projektutvecklingen.
      • WSP har inte i tillräcklig omfattning beskrivit för byggherren konsekvenserna av beställda programförändringar. (Vad säger WSP om detta påståendet?)
      • Analysen av kostnadsutvecklingen har varit bristfällig hos båda parter mot bakgrund av godkänd fakturering och utbetalningar. Det har inte riktats tydlig uppmärksamhet mot likviditetsflödet jämfört med upphandlade kontrakt, tidplan, godkända ÄTA och beslutade programförändringar. Det är enligt vår uppfattning tydligt, senast under vintern 2009, att slutkostnadsprognoserna inte skulle kunna vara korrekta.
      • Vi har begärt att få förklaringar till gjorda tilläggsbeställningar i form av fullständiga ÄTA-rapporter samt fullständig redogörelse till orsak för dessa tilläggsbeställningar. Dessa rapporter har vi inte erhållit. (Kommunens revisorer behöver lära sig att leta i diariet då 4 pärmar med ÄTOR finns där sedan 20 januari 2010 medan de diarieför sin granskning den 16 mars 2010)
      • De av oss stickprovsgranskade fakturorna uppfyller enligt vår bedömning inte kraven på fullständig information förutsatt att inte samtliga underliggande dokument exempelvis följesedlar har bifogats fakturan. Kommunen har inte erhållit fakturaunderlag.
      • En detaljgranskning bör genomföras av faktureringen och tilläggsbeställningar som gjorts under projekttiden. I den granskningen ska underliggande dokumentation finnas tillgänglig som har inlämnats till WSP.
      • Båda parter bör tillsammans med extern expert, omedelbart efter det att kostnaderna har slutreglerats och projektet avslutats, tillsätta en arbetsgrupp som i detalj analyserar orsakerna till kostnadsöver- skridandet, för att i framtiden säkerställa att projekt kan styras och genomföras i enlighet med investeringsbesluten.

(Inte ett ord om JO utredningar och det av JO  fastslagna diarieförings brister hos kommunens S Anders Larsson och Peter Nilson)

Del 1. Avsnitt 4 – Uppdragsbeskrivning

Arena Vänersborg

Uppdragsbeskrivning

  • Öhrlings PricewaterhouseCoopers erhöll den 22 november i uppdrag att granska investeringskostnaderna och utvärdera genomförandet samt beslutsprocessen vid uppförandet av Arenan i Vänersborg. Uppdragsgivare är Vänersborgs kommuns revisorer.
  • Uppdraget uppdelas i två avsnitt. Första avsnittet omfattar granskning och analys av avvikelser mellan budgeterade investeringskostnader och redovisade/prognosticerade slutkostnader för Arena projektet. Andra avsnittet omfattar granskning och utvärdering av beslutsprocessen i projektet Denna rapportdel behandlar första avsnittet.

Genomförande

  • Vi har intervjuat

S A Larsson, Vänersborgs kommun Magnus Bengtsson, konsult (Revisorerna nämner inte att de har använt Magnus Bengtsson som bollplank till den grad att frågan om hur han skulle ersättas för sin tid togs upp i revisorenas minnesanteckningar 2009-10-09 , inte något vidare objektivt arbetssätt!)

Mickey Johansson, WSP

Stefan Fransson, WSP

  • Vi har granskat tillhandahållen projektdokumentation. Dokumentationen är översänd via mail från Stefan Fransson, WSP. (Varför har inte revisorerna sett till att diarieföra dokument som de har fått tillgång till och som borde redan ha funnits i diariet?)
  • Vi har inte kunnat bedöma riktigheten i överlämnad dokumentation.

Granskningen ska omfatta följande delmoment:

  • Granska den dokumentation och förutsättningar som utgjorde beslutsunderlag vid investeringsbeslutet.
  • Granska och utvärdera av kommunen utfärdade anvisningar och riktlinjer för investeringar och hur dessa använts i projektet.
  • Granska upprättade investeringskalkyler, lönsamhetskalkyler och kapitalvärdeberäkningar med tillhörande antaganden som ingår i beslutsunderlaget.
  • Granska och utvärdera identifierade risker och osäkerheter beskrivna i investeringsunderlaget.
  • Granska och utvärdera projektunderlag, planbeskrivningar och systemhandlingar som utgjorde underlag för upprättade

kostnadskalkyler.

§              Granska och utvärdera använda kalkylmetoder och principer vid

upprättande av kostnadskalkylerna.

  • Granska och utvärdera upphandlingsformer och avtal för entreprenader, leverantörer och tjänster.
  • Granska och utvärdera tilläggsbeställningar under produktionsskedet.
  • Granska och utvärdera den löpande rapportrapporteringen från projektledningen.
  • Granska och utvärdera rapportering till styrgrupp och KS.
  • Granska och utvärdera slutredovisningen från projektet.
    • Granska och utvärdera de utredningar som initierats och/eller genomförts med anledning av kostnadsöverskridandet.

Arena Vänersborg

Granskningsområden

  • Inför uppdraget har vi ställt upp ett antal granskningspunkter som vi avsåg skulle ingå i vår granskning. I det efterföljande lämnar vi våra kommentarer till dessa granskningspunkter.
  • Dokumentation inför investeringsbeslut. Vi har inte haft tillgång till den dokumentation som skulle ha utgjort underlag inför investeringsbeslutet. Enligt muntliga uppgifter skulle kommunen ha tagit in anbud baserade på en totalentreprenadupphandling. Interna kalkyler ska enligt uppgift ha upprättats. Vi har inte haft tillgång till vare sig något anbud eller internkalkyler. Investeringsbeslutet ska enligt uppgift vara baserat på ideskisser. (odaterad rapport till KS) .  (Varför har revisorerna inte fått tillgång till detta underlag? KS har inte fått detta underlag, kanske KSAU eller KS presidiet)
  • Utfärdade anvisningar och riktlinjer för investeringar från kommunen. Inga särskilda anvisningar eller riktlinjer har upprättas för projektet eller överlämnats till WSP 
  • Granska upprättade investeringskalkyler, lönsamhetskalkyler och kapitalvärdeberäkningar med tillhörande antaganden som ingår i beslutsunderlaget. Vi har inte haft tillgång till några kalkyler, lönsamhetskalkyler eller kapitalvärdeberäkningar som ingår i beslutsunderlaget. Vi har inte heller erhållit någon information om denna typ av dokumentation skulle ha ingått i beslutsunderlaget i samband med investeringsbeslutet. 
  • Granska och utvärdera identifierade risker och osäkerheter beskrivna i investeringsunderlaget. Vi har inte haft tillgång till någon särskild risk- och osäkerhetsbeskrivning som ingått i investerings­underlaget. Ur en odaterad rapport till styrelsen med okänd avsändare framgår att det skulle ha upprättas en riskanlays inför investerings­beslutet. 

Det har inte heller lämnats någon information att någon sådan analys skulle ha upprättats. Kalkylen frän Grontmij i oktober 2007 och i WSPs från februari 2008 innehöll båda en generell budgetreserv om 2%.

  • Granska och utvärdera projektunderlag, planbeskrivningar och systemhandlingar som utgjorde underlag för upprättade kostnadskalkyler. Under det inledandet skedet efter det att investeringsbeslutet tagits och WSP hade erhållit CM uppdraget har det vid varje prognostillfälle gällande planunderlaget bildat underlag för kostnadskalkylerna. 
  • Granska och utvärdera använda kalkylmetoder och principer vid upprättande av kostnadskalkylerna. Kalkylerna upprättade av Grontmij har baserats på programritningar från arkitekten och programhandling från WSP. Efterföljande kalkyler från WSP har utgjorts av aktuellt projekteringsläge. Inga uppgifter har lämnats om vilket planunderlag som utgjort underlag. Kalkyler som är upprättade efter det att det finns tillgång till entreprenadavtal och konsultavtal har även dessa beaktats i kalkylerna. Kalkylmodellerna utgår från bedömd arbetsmängd och antagande om resurskostnader. 
  • Granska och utvärdera upphandlingsformer och avtal för entreprenader, leverantörer och tjänster. Entreprenaderna har upphandlats enligt LOU. Förfarandet har inneburit att upphandlings- skedet har pågått under längre tid än som var planerat. Upphandlings- skedet har därmed inneburit högre byggledningskostnader. LOU upphandling innebär begränsningar att förhandla om anbudspriset. Det kan ha inneburit att anbudspriserna och därmed avtalspriserna har kommit att ligga högre än de kalkylerade. 

Arena Vänersborg

Granskningsområden forts. 

  • Granska och utvärdera tilläggsbeställningar under produktionsskedet. Enligt uppgift från WSP har en systematisk uppföljning och dokumentation genomförts avseende tilläggsbeställningar. Byggherrerepresentanterna hävdar att de inte har erhållit några tilläggsbeställningar för godkännande. (ord mot ord men de 4 ÄTOR pärmar pekar på annat)
  • Vi har endast erhållit en ofullständig lista över ÄTA-arbeten. I samband med faktureringen har dock ÄTA-arbeten framgått ur dokumentationen. Vid godkännandet har då byggherren haft kännedom om tilläggsarbetena. WSP borde dock regelbundet ha presenterat ÄTA-sammanställningar.
  • Faktureringstexten är kortfattad och relevansen i fakturerat belopp kan endast bedömas genom att ta del av underliggande dokumentation såsom arbetssedlar och ÄTA-godkännanden. (WSP kollade fakturor gentemot ÄTOR, godkände och sedan skickade vidare)
  • Granska och utvärdera den löpande rapportrapporteringen från projektledningen. Vid Arbetsgruppsmötena och Ekonomimötena har samtliga projektspecifika frågor behandlats. Mötena är protokollförda. Det har dock inte förekommit regelbunden rapportering om det ekonomiska läget. WSP borde ha lämnat information vid varje möte om projekteringsläge och upparbetade kostnader för konsulterna som erhöll ersättning för nedlagd tid. Vid arbetsgruppsmötena borde även aktuellt ÄTA-läge redovisas.
  • Genom en systematisk, kontinuerlig ekonomirapportering hade byggherren haft tillgång till aktuellt projektläge. Byggherren hade dock aktuell information om utbetalningsläget genom sitt godkännande av fakturorna och ekonomikontorets rapportering. Dock borde WSP i egenskap av Construction Manager lämnat en mera omfattande kontinuerlig rapportering än som nu blev praxis.
    • Granska och utvärdera rapportering till styrgrupp och KS.
      Detta avsnitt rapporteras i den andra delen av rapporten. 

Granska och utvärdera slutredovisningen från projektet. Projektet är ännu inte slutredovisat därför föreligger i nuläget endast 

slutkostnadsprognosen daterad 2009-11-13. WSP befinner sig enligt egen uppgift i slutskedet av sitt uppdrag med att reglera slutuppgörelserna mot entreprenörerna.

Granska och utvärdera de utredningar som initierats och/eller genomförts med anledning av kostnadsöverskridandet. Vi har inte erhållit någon information om att det skulle ha förekommit några utredningar kring kostnadsöverskridandet förutom ÖPWCs utredning.  (Återigen – revisorerna behöver lära sig leta i diariet då Gunnar Lidells frågor och förslag finns diarieförda)

Del 1. Avsnitt 6 – Projektprogram

Arena Vänersborg

Projektprogram

Projektprogram är en handling som beskriver investeringsåtagandet och hur det ska genomföras.

  • Inför investeringsbeslutet i juni 2007 förelåg inget projektprogram utan endast en utredning kring förutsättningarna för arenan.
  • Inför beslutet i juni 2007 ska det ha förekommit ideskisser.
  • Det finns inga uppgifter om något projektprogram skulle ha varit upprättat vid den tidpunkten.
  • Inför kostnadskalkylen i oktober 2007 som genomfördes av Grontmij, hade arkitekten upprättat programhandlingar och WSP upprättat projektprogram. (Varför kom de inte tillbaka till KF?)

Kommentarer

Avsaknaden av projektprogram inför investeringsbeslutet och endast tillgång till ideskisser har framtvingat omfattande antaganden vid upprättandet av kostnadsbedömningen.

  • Det förekommer uppgifter, enligt en odaterad rapport till kommunstyrelsen, att en riskanalys ska ha ingått i investeringsunderlaget. Vi har inte haft tillgång till denna analys.
  • Efter det att WSP erhållit sitt CM avtal utarbetades ett projektprogram som tillsammans med programritningar låg till grund för den kalkyl som Grontmij upprättade. Denna kalkyl har således upprättas på ett mer detaljerat underlag än den kalkyl som upprättades inför investeringsbeslutet. I kalkylen ingår en budgetreserv om

11 400 TSEK (6,8 %).

Del 1. Avsnitt 7 – Projektledning

15 november 2009
PricewaterhouseCoopers

Arena Vänersborg

Projektledning

  • Kommunen saknar egen byggkompetens för att leda ett komplicerat projekt som Arenabygget därför anlitades en extern konsult som rådgivare ät kommunen (Vart tog LOU vägen?)
  • Kommunen utvärderade olika genomförandeformer och beslutade att delad entreprenad skulle vara den mest lämpade upphandlingsformen för projektet
  • Fyra företag inbjöds i en förenklad LOU upphandling för uppdraget som projektledare .
  • Ett företag Flygfältsbyrån lämnade inget anbud. Övriga anbudsgivare var Ramböll, Integra och WSP. Det sistnämnda erhöll uppdraget som Construction Manager (CM) efter kommunens utvärdering.
  • Kommunen bedömde WSPs erbjudande som det bästa upplägget för projektet. WSP hade dessutom stor erfarenhet av att leda och styra projekt i formen Construction Management.
  • Uppdragsformen möjliggör och underlättar förändringar under projektgenomförandet till skillnad mot upphandlingsformen totalentreprenad, där omförhandling av nya förutsättningar för projektet kan leda till stora merkostnader för beställaren.
  • Projektformen innebär att investeringen delas upp i delentreprenader och CM ansvarar för samordning och projektstyrning.

Projektering och byggproduktion pågår parallellt för att förkorta projekttiden

  • CM utarbetar förfrågningsunderlag tillsammans med de projekterande konsulterna och genomför upphandling av entreprenörer.
  • Byggherren medverkar vid anbudsöppning, utvärdering av anbuden och har full insyn i projektprocessen

Kommentarer

  • Construction Management (CM) innebär att konsulten leder och styr projektet. Upphandlingsformen innebär inte att konsulten tar ansvar för budgeten. Däremot anförtros CM att genomföra uppdraget inom givna ramar, tekniska och ekonomiska. Vid avvikelser eller vid den tidpunkten CM har anledning att anta att projektkostnaderna inte kommer att kunna hållas inom fastställda ramar måste han meddela sin uppdragsgivare.
  • CM har ansvar för ekonomistyrning, information och rapportering om projektets framåtskridande.
  • Enligt avtalet ska CM kontinuerligt hålla uppdragsgivaren fullständigt informerad om utvecklingen av projektet.

Ersättning för uppdraget utgår som rörligt timarvode.

  • WSP angav i sitt anbud att WSPs system för projektledning skulle användas i projektet.
    • Exempel på hjälpmedel som skulle ställas till disposition för uppdragsgivaren angavs kalkylprogram, kostnadsuppföljningssystem, riskanalyssystem och tidplaneringssystem.
  • WSP anförde i sitt anbud att företaget hade stor erfarenhet av att genomföra projekt i CM form och dessutom stor erfarenhet av arenaprojekt.
  • Vi har inte kunnat fastställa om WSP har använt något av sitt projektledningssystem. De dokument som vi har haft tillgång till är upprättade med hjälp av vanliga Microsoft programvaror.

Del 1. Avsnitt 8 — Organisation och rapportering

Arena Vänersborg

Projekteringsledning                                                           Produktionsledning     Kjell Apelkvist                                                                         Christer Ask      Projektörer                                                                 Entreprenörer
etc.ByggnadsprogramNylin & Myhrberg Arkitekter
Erik Myhrberg
     IFKJOvriga idrottsklubbar                                                                            KvalitetsledningVerksamhet                                                                                  Sven-Inge Rylander (Kvalitetsansvarig)                    Handikappsorganisafioner                                              Ulf Elfström (Beställningssamordnare)
Referensgrupper
KommunstyrelseOrdförande
Lars-Göran LjunggrenProjektstyrelse
Arena VänersborgOrdf. S Anders Larsson
Peter Nilsson
Magnus Bengtsson
Politikerrepresentanter Arbetsgrupp
Arena Vänersborg Projektchef S Anders Larsson
Chef Arena Fritid Peter Nilsson
Projektlednings- och byggsakkunng
Magnus Bengtsson
Arkitekt Erik Myhrberg Projektbyggledning Stefan Fransson (PL)
Anna Malmborg (Bitr PL)
Christer Ask (Produktionsledare)
Kjell Apelkvist (Projekteringsledare)

Syfte och ansvar för projektfunktionerna

Det finns inga skriftliga instruktioner för projektfunktionerna. De instruktioner som gäller är i de fall funktionsansvarig har ett skriftligt avtal, ex. WSP.

Nedan kommentarer är ett sammandrag av de förklaringar om hur ansvarsfördelning fungerat under projektgenomförandet och arbetssätt som projektdeltagarna beskrivit i enskilda möten med utredaren.

Projektstyrelsen: Arbetsgruppen har rapporterat till projektstyrelsen. Projektstyrelsens ordförande har informerat och rapporterat till kommun­styrelsen. (Varför inte till BUN såsom BUN beslutade?)

Arbetsgrupp: Projektledningen har rapporterat till arbetsgruppen.Frågor avseende teknik, tid och ekonomi har behandlats och beslutats i arbetsgruppsmöten. Arbetsgruppens ordförande informerar och rapporterar till projektstyrelsen. 

Projektbyggledningen under ledning av Construction Manager (CM) ansvarar för projektledningen och har ett samlat ansvar för tidpianering, ekonomistyrning och upphandling. CM har det operativa ansvaret att genomföra projektet enligt fastlagd budget. PL rapporterar till arbetsgruppen. Rapporterna utgörs av ekonomiska rapporter och prognoser över kostnadsutvecklingen. 

Projekteringsledning: Ansvarar för samordning av projekteringen och är kontaktman mot konsulter. 

Produktionsledning: Ansvarar för samordningen av byggproduktionen och leder de i projektet engagerade underentreprenörerna. 

Referensgrupp, Byggnadsprogram och Styrfunktion: Utför resurser till arbetsgruppen och projektledningen. 

Del 1. Avsnitt 9 – Kostnadskalkyler

Arena Vänersborg

Kostnadskalkyler

Kommunstyrelsens beslut 2007-01-17 angav att …”en ny inomhusarena och Vänersvallen skall gestaltas … inom kostnadsram på 90 MSEK.” (men Bohusgruppen visste redan att det inte gick att bygga en arena för 90mkr)

I samband med kommunstyrelsens beslut 2007-06-20 beslutades att bygga en arena med en godkänd rambudget om 140 MSEK.

  • Översiktliga planritningar låg till grund för investeringskalkylen i juni 2007.
    • Planerna visar byggnadens principiella geometri och planlösningar. Det finns inga uppgifter om dimensionering av exv byggnadskonstruktioner eller detaljer om de tekniska installationernas utförande. Planerna innehåller inga materialspecifikationer.
    • Standarden på planunderlaget motsvarar den kvalitet som kan påräknas i de första ideskedena av en investering.
    • Kostnadsberäkningarna utgår vanligtvis från schablonnyckeltal under tidiga projektskeden.
    • Kostnadskalkylerna i tidiga skeden, som i aktuellt projekt vid tidpunkten för investeringsbeslutet, kommer att baseras på antaganden om den slutliga konstruktiva lösningen. Dessa antaganden reflekteras i bedömningen av schablonnyckeltalen..
    • De efterföljande projekteringsskedena syftar till att fastställa samtliga krav på byggnaden och därmed möjliggöra dimensionering av stomme, beskriva de tekniska installationerna och fastlägga materialval.
    • Kostnadskalkylerna som upprättas efter det att projekteringen har startat kan baseras på mängd- och resursberäkningar.
    • Projekteringskonsulterna bistod CM enligt avtalen med kostnads­beräkningarna.
    • Efter erhållande av anbuden från entreprenörerna erhålles en avstämning mot upprättade kalkyler.
    • Kostnadskalkylerna bör därför ange förutsättningar och vilka antaganden som legat till grund för kalkylen. Vi har inte haft tillgång till uppgifter om någon beskrivning av förutsättningar och antaganden ha bifogats kalkylen.
  • Det finns inga uppgifter om vilka osäkerheter som inkluderats i

investeringskalkylen.

  • Kalkylen från Grontmij och de två första kalkylerna från WSP innehöll tillägg för risk.
  • Det finns ingen information om vilket kostnadsläge som låg till grund för den ursprungliga kalkylen. Kalkylen från Grontmij avsåg slutkostnaden.

Kommentarer

  • Kostnadskalkylerna bör ange förutsättningar och vilka antaganden som legat till grund för kalkylen samt en bedömning och kvantifiering av osäkerhet och risker i kalkylen. Uppgifter om risk och osäkerhet är inte minst väsentlig för byggherren som därigenom blir informerad om inom vilket intervall investeringen kan komma att ligga.
  • Kontinuerlig uppföljning av hur riskbilden förändras under projekterings- och produktionskedena kan då beaktas vid beslut om projektförändringar av byggherren.
  • Vi har inte haft uppgifter om någon beskrivning av förutsättningar och antaganden har bifogats kalkylerna eller att någon risk- och osäkerhetsmodell använts för styrningen av projektet. Avsaknaden av dessa projektledningsinstrument kan ha förorsakat vad vi bedömer som brister i projektstyrningen.

Arena Vänersborg

SKP                                  WSP              Diff SKP2009-11-13                            2008-02-27 vs kalkylWSP feb
2008
El, Stålab 38 000 38 000 0 0%
El b, Stälab 14 343 14 343 ET
E2, Markbygg 26 850 8 650 18 200 210%
E3, Markbygg 6 775 1 500 5 275 352%
E4, Backgärdens Bygg 10 250 6 100 4 150 68%
E5, Markbygg 28 700 14 600 14 100 97%
E6, SIAB 39 900 25 800 14 100 55%
E7, Markbygg 9 200 11 800 -2 600 -22%
E8, Prorink 10 550 15 000 -4 450 -30%
E9, Fyrkantens Ventilation 12 000 7 750 4 250 55%
E9 b, Fyrkantens, Styr 0 o ET
El 0, Bravida 6 200 8 850 -2 650 -30%
Eli, NEA Elteknink 20 800 19 525 1 275 7%
E12, Markbygg 8 100 10 500 -2 900 -23%
E14, Wennergrens Hiss 1 700 1 700 ET
E15, Alab Entreprenad 2 900 2 000 ET
E16, Pole Position 962 962 ET
E17, Unisport 2 696 2 696 ET
Entreprenader 239 926 168 075 71 851 43%
Etablering bodar 9 750 1 500  8 250 550%
Anslutningsavgifter 3 542 1500 2 042
KONSULTER 10 468 4 765 5 703 120%
PROJEKTLEDNING 6 286 8 300 -2 019 -24%
Reserv                                                                                         -4 000 ET
Totalt                                             269 972            184 140           85 832              47%

Slutkostnadsprognos

Kommentarer

  • WSP upprättade en kalkyl/prognos 2008-02-27. Bedömd slutkostnad angavs till 184 MSEK.
  • Efter diskussioner med byggherren ”bantades” kalkylen till 170 MSEK (Hurdå ”bantades”? Var är dokumentationen?)
  • WSP påpekade att det kom att krävas besparingar för att infria kalkylen
    • Vi har valt denna kalkyl som jämförelse kalkyl då den togs fram under det inledande projektskedet. Under projekttiden har projektbudgeten angivits till 176 MSEK. Vi bedömer därför att kalkylen från 2008-02-27 återspeglar projektläget som bedömdes som mest sannolikt under det inledande projektskedet.
    • Våren 2008 pågick projekteringen och möjlighet till förändringar i projektet var fortfarande möjliga att besluta om.

Senaste slutkostnadsprognos som vi erhållit är daterad 2009-11-13. Denna framgår av tabellen.

  • I slutkostnadsprognosen bedöms de totala kostnaderna till 269,972 MSEK. Kostnaden innebär en ökning med cirka 86 MSEK jämfört med kalkylen 2008.
  • Entreprenadarbetena har ökat med cirka 72 MSEK (+43 %).
  • Etableringen har ökat med cirka 8 MSEK (+550 %)
  • Konsulter har ökat med cirka 6 MSEK (120%)
  • Projektledningen har minskat med cirka 2 MSEK (-24%).

Arena Vänersborg

Kommentarer

  • I tabellen har merkostnaderna om 85, 832 MSEK delats upp i övergripande discipliner.
  • Markarbeten har blivit cirka 33 MSEK dyrare ( +70%)
  • För stålstomme och stomkomplettering bedöms slutkostnaden bli cirka 14 MSEK högre. (plan 2 av entrén och restaurangen)
  • Merparten av dessa arbeten utfördes under första delen av produktionsskedet.
  • Entreprenörerna är enligt avtal tvungna att anmäla avvikelser från avtalade villkor.
  • Vi gör bedömningen att dessa merkostnader borde ha varit kända under början av 2009.

Kännedom om kostnadsökningarna borde föranlett såväl WSP som representanter för byggherren att analysera konsekvenserna av dessa projektförändringar och rapportera dessa till uppdragsgivaren.

Slutkostnadsprognos Avvikelser 

Stålstomme 14 343
Markarbeten 32 575
Stomkomplettering 14 100
Övrigt 10 833
Etablering bodar 8 250
Konsulter 5 703
Projektledning 1 986
Lov, anslutningsavgifter 2 042
Budgetreserv -4 000

Totalt                                          85 832 

Ökade kostnader
Nedan redovisade kostnader är grovt uppskattade för att tydliggöra fördelningen, av ökningen på 86 MSEK är ca 47 MSEK beroendepå programändringar och ändrade förutsättningar.
Entreprenadkostnaden har ökat via programförändringar rned 34
Dessa har gett en fördyring på kringkostnader såsom byggplatsetablering, konsultkostnader och övriga kostnader på ca 20 % 7
Ändrade förutsättningar för Bygplatsetableringen.
Etableringskostnaden är normalt ca 4 % av entreprenadsumman,vid diskussioner med B initialt trodde man sig kunna ta denna kostnad
utanför projektet varför endast 1,5 MSEK togs upp i den första prognosen. 6
Utökade Byggherrekostnader 1
Skillnader i uppskattade och upphandlade entreprenader 24
Konsekvenser av brister i handlingar och entreprenader 14

Arena Vänersborg

Slutkostnadsprognos

Kommentarer

  • WSP har i tabellen, daterad 2009-12-07, redovisat en första analys hur merkostnaderna fördelar sig utifrån orsak till merkostnaden.
  • WSP kommer enligt uppgift att analysera och beskriva förändringarna samt orsaken till dessa mer i detalj efter det att projektkostnaderna har slutreglerats.

Programändringar och ändrade förutsättningar mellan utförda konstruktioner och de antaganden som gjordes vid upprättandet av kalkylen 2008-02-27 utgör den största avvikelsen och uppgår till

+  34 MSEK.

Avvikelsen kan bero på felaktiga antagande och/eller att byggkomponenter och installationer inte har utförts eller kunnat utföras i enlighet med gjorda antaganden under det tidiga projektskedet. (Konstruktionsbrister och alla tilläggsarbeten med loger, restaurang, kontor m.m.)

Skillnaden i uppskattade och upphandlade entreprenader som uppgår till

+  24 MSEK är en form av kalkylbrist.

Enligt projektledningen uppgår godkända ÄTA-arbeten vid avstämningen den 13 november till 57 MSEK.

15 novernber 2009
PricewaterhouseCoopers

Arena Vänersborg

Budget och slutkostnadsprognoser

300
250 200 150 100 50 0 270
189 234
17914D           F-7— 184r 176r i                                                        •
  • Ra
2007-06 20
Intern
2007-10 31Gorrtmij,
programkalkyl
2008-02 27              2008-11 10     i    2009-03 31WSP 2009-09 15 2009-11 13

Kommentarer till tabellen:

1.              Staplarna anger de projektkalkyler och slutkostnadsprognoser som upprättats under projekttiden.

2.              Första kalkylen upprättades internt inom kommunen. Konsultföretaget Grontmij ansvarade för den andra kalkylen som upprättades på programhandlingar. (och då har plan 2 entré och restaurangen tillkommit)

3.              WSP har upprättat övriga slutkostnadsprognoser.

4.              Heldragen röd linje markerar den godkända projektbudgeten om 140 MSEK

5.              Den röda punktstreckade linjen visar den prognoskostnad, 176 MSEK, som projektet använde som referensnivå. Denna kostnadsnivå har dock inte godkänts av KS.

Kommentarer

Beslut om att genomföra arena projektet togs av KS 2007-06-20.

  • En internt upprättad kalkyl uppgående till 140 MSEK låg till grund för beslutet.

rapport till KS från projektstyrelsen, 2008-11-19, informerades KS att slutkostnadsprognosen (SKP) beräknades till 170 MSEK. Beräknad kostnad bedömdes av projektledningen som tillförlitlig. (enbart information, inget beslutsärende)

I mars 2009 justerades SKP till 189 MSEK.

  • SKP reviderades vid nästa tillfälle i september 2009.
    • Under sommaren 2009 insåg projektledningen att det fanns uppenbar risk att tidigare prognoser inte längre var hållbara.
    • I septemberkalkylen inkluderade projektledningen dessutom antaganden om återbetalning från entreprenörerna. Dessa återbetalningar antogs till cirka 9 MSEK.
    • I november 2009 gör projektledningen bedömningen att slutkostnaden kommer att uppgå till cirka 270 MSEK.
    • Totalt utbetalt i mitten av november uppgår till 210 MSEK.
    • Totalt godkända ÄTA-arbeten anges i novemberkalkylen till 57 MSEK.
      • Vi bedömer att kostnadsökningen rimligen borde vara känd redan senast under våren 2009.
Budget vs ackumulerade kostnader
Arena Vänersborg

Kommentarer

Utbetalningar för utfört arbete uppgick till budgeterat i juni 2009. Med en betalningstid på 30 dagar kan det antas att producerat värde motsvarande 170 MSEK var producerat senast under maj månad.

I mars 2009 var samtliga entreprenader upphandlade för en total kostnad om 148 MSEK. Konsultkostnaderna beräknades till 18 MSEK.

SKP bedömdes till 176 MSEK, dvs 10 MSEK över avtalade kostnader. Dessutom tillkommer godkända ÄTA vid denna tidpunkt.

  • Vid samma tidpunkt fanns kalkyler på tillkommande kostnader för kompletterande utrustning, förändringar i utförande, Ferroklak och hyresgästanpassningar. Kostnader för dessa arbeten bedömdes till 24 MSEK. (Ferrokalkens kostnad var minimal i förhållande till de 24 mkr)
  • Totalkostnaden vid denna tidpunkt indikerade mot 190 MSEK.
    • En komplett sammanställning över godkända och bedömda ÄTA-arbeten borde komplettera ovan beräkningar.
    • Konsulterna ersattes efter nedlagda kostnader. Eftersom den ursprungliga tidplanen inte längre var gällande fanns anledning att anta att även konsultkostnaderna skulle bli högre än budgeterat.
    • Men vid denna tidpunkt var cirka 70 % av SKP utbetalad och det återstod 5 månaders produktionstid.

En effektiv ekonomiuppföljning med tillhörande analyser borde kunna
identifiera trenden för kostnadsutvecklingen senast under vären 2009.

  • Det förefaller som om WSP inte använde sina i anbudet redovisade projektstyrningsmodeller och hjälpmedel i den utsträckning som projektet var i stort behov av.
  • Samtliga i projektgruppen, WSP och byggherren, borde ha insett att risk för budgetöverskridande var överhängande.

(Varför släppte de aldrig in insynen?)

Arena Vänersborg

Produktionskalkyl – prognoser – utbetalningar

12 mån 2007 12 mån 2008 jan 2009 fe b mar apr maj jun jul aug sep okt 2009nov
Utbetalningar 1 552 77 145 2 866 3 488 27 868 19 652 4 615 34 672 18 236 12 276 11 759 8 470
Utbetalningar, ack 1 552 78 697 81 563 85 051 112 919 132 571 137 186 171 858 190 094 202 370 214 129 222 599 239000
Produktions kalkyl 176 000 176 000 176 000 176 000 176 000 176 000 176 000 176 000 176 000 176 000 176 000 176 000
Slutkostnadsprog-
noser (MSElig 140 000 178 000 184 000 176 000 189 000 234 000 270 000

Kommentarer

  • Tabellen visar produktionskalkyl, slutkostnadsprognos och utbetalningar under hela projektperioden

I arbetsgruppen har en reviderad budget uppgående till 176 MSEK använts som referensbelopp. Denna budgetnivå har dock inte godkänts av KS.

Prognoser utgörs av kostnadsbedömningen upprättad vid investeringsbeslutet i juni 2007.

  • Kostnadskalkyl från Grontmij i oktober 2007
  • Övriga slutkostnadsprognoser har upprättats av WSP from februari 2008.
  • Utbetalningar är hämtade från kommunens ekonomirapportering.

Utbetalningarna sker med en månads betalningsvillkor. Motsvarande produktion kan därmed avse 1-2 månader före respektive

betalningstillfälle.

I ovan betalningar ingår utbetalda ÄTA-arbeten som har godkänts fram till betalningstillfället

Del 2. Avsnitt 1 och 2 — Slutsats och revisionsfråga

Arena Vänersborg

Slutsatser

Granskningen visar att barn- och ungdomsnämnden brustit avseende planering, ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Projektet har inte slutredovisats ännu, men investerings­kostnaden kommer vida att överstiga den av fullmäktige beviljade budgeten och det förekommer fortfarande oklarheter som utreds av kommunens jurister.Kommunstyrelsen har varit alltför passiv och tillåtande i sin samordnande roll och inte haft en tillräcklig tillsyn och uppsikt över barn- och ungdomsnämnden avseende byggnationen av Arena Vänersborg.

(Enskilda ledamöter har agerat men ordförande äger dagordningen)

Revisionsfråga

Har kommunstyrelsen (Ks) och barn- och ungdomsnämnden (Bun) haft en god intern kontroll över genomförandet av projektet Arena Vänersborg avseende planering, ledning, styrning, uppföljning, kontroll samt kommunstyrelsens tillsyns- och uppsiktsplikt ?

Vi har var för sig träffat och samtalat med kommundirektören, kanslichefen, kommunjuristen, inköpschefen, ekonomichefen, Bun:s ekonom och ny förv.chef, samt Ks presidium, Bun:s presidium inkl fd ordförande. Genomgång är gjord av protokoll och handlingar från Kf, Ks och Bun.Vår sammanfattande bedömning och helhetsbild bygger på tillgänglig dokumentation och intervjuer som i olika delar inte är fullständiga eller helt tydliga. Alla orsak-verkan samband har vi inte kunnat utreda och klarlägga inom uppdraget. Revisionsfrågan ovan är på följande sidor nedbruten i flera granskningsmål för vilka vi gör en revisionell bedömning.

Har barn- och ungdomsnämnden genomfört byggnationen i enlighet med kommunfullmäktiges (Kf) beslut från 2007-06-20 avseende omfattning, inriktning och ändamål ?

Huruvida Arenans konferens och restaurangdel är tydligt beskrivna i utredningsunderlag som låg till grund för Kf:s beslut är enligt de intervjuade svårt att bedöma, men ingen av dem anser att Arenans slutliga utformning avviker i någon väsentlig del från fullmäktiges beslut, även om några pekar på oklarheter om konferens- och restaurangdelens omfattning samt entrens utformning.

Revisionell bedömning

Beslutsunderlaget var otydligt. Men vår bedömning är att Arenans utformning i allt väsentligt överstämmer med fullmäktiges beslut trots vissa oklarheter om huruvida slutlig utformning av entron, restaurangen och konferensmöjligheter kan anses ha ingått i förstudien med iMskisser.

(Detta är helt fel då en objektivt revisors granskning av underlaget som låg till grund inför fullmäktiges beslut borde hitta att ordet ”restaurang” finns inte någonstans i underlaget. Det finns ingen svårighet i bedömning när uppgifter saknas i underlaget. Skisserna har ingen andra plan för entrén. Här måste revisorernas objektivitet verkligen ifrågasättas!)

Har barn- och ungdomsnämnden genomfört byggnationen i enlighet med fullmäktiges beslut från 2007-06-20 avseende budget ?

Efter projektering och upphandling av entreprenader upprättade projektstyrelsen en byggkalkyl 170 mkr dvs 30 mkr över fullmäktiges beslut om 140 mkr. Denna uppgift lämnades till projektstyrelsen den 10 mars och till Ks den 12 mars 2008. Kalkylen har dock aldrig redovisats formellt för Bun.

Informationen fanns dock och diskuterades i budgetberedning under våren 2008 men föranledde inget nytt ärende till Kf. Däremot tog Ks hänsyn till en beräknad ökad driftkostand pga ökade investeringsutgifter i budgetförslaget som Kf beslutade om för både 2009 och 2010. Avvikelsen avs investeringen avsåg man redovisa till Kf i samband med en sk slutredovisning.

Den kritiska faktorn enligt projektstyrelsen var tidsplanerna och entreprenadformen som inte klarade några stopp eller stora förändringar. (Den så kallade kedjereaktionen som är nämnd projektstyrelsemötesprotokoll 5)

Det är svårt att bedöma om den ”nya” byggkalkylen, efter projektering och upphandling, borde tillställts Kf för ett nytt och separat beslut. Vi kan inte finna stöd för ett sådant krav enligt Kommunallagen (KL). Det finns inga interna rutiner/regler som klargör/vägleder i frågan.

Ks har dock i liknande situationer vid andra investeringar, såsom äldreboende och skolor, valt att gå till Kf för ett ställningstagande och beslut.

Kf har indirekt fått information och godkänt en högre investeringskostnad genom dels beslut om ökad budgetram till Bun för 2009 och 2010 samt genom rapportering av delårsrapporten april 2009 som Kf godkänt. (Detta är ett ohållbart försök till en efterkonstruktion och är en bottennapp för revisorerna. Visste projekt Arena Vänersborg att det behövdes mera pengar behövde de formellt begära mera pengar. KF har aldrig godkänt mer än en 140mkr ram och objektiva revisorer skulle aldrig komma på tanken att hitta på något annat om detta faktum)

Har barn- och ungdomsnämnden organiserat och tydliggjort det praktiska ansvaret för genomförandet på ett ändamålsenligt sätt?

Kf beslutade 2007-06-20 ge Bun uppdraget att genomföra byggnationen. Bun beslutade 2007-08-27 utse en projektstyrelse med uppdrag att ”löpande rapportera till Bun samt att ge dess ordförande rätten att fatta ”erforderliga beslut” avseende genomförandet av projektet. I övrigt är inte projektstyrelsens roll eller ansvarsfördelning reglerat. Projektstyrelsen har dock haft en intern grupp- och ansvarsuppdelning med ansvar för olika frågor såsom byggnation, verksamhet, marknad, tillgänglighet mm.

Bun beslutade i augusti 2007 utse sin förvaltningschef som attestant upp till 10 mkr och sin ordförande S Anders Larsson som mottagningsattestant. Ordföranden bemyndigades också ”rätt att fatta erforderliga beslut rörande genomförande av projektet”.

Det har framförts uppfattningen om det olämpliga i att en politiker, Bun:s ordförande, varit huvudansvarig för praktiskt genomförande av projektet och ledare för projektstyrelsen istället för en professionell tjänsteman. Men främsta skälet för det uppges vara bristande förtroende och samarbetsförmåga mellan dåvarande förvaltningschef och ordförande i Bun.  (Hoppsan! Vet förra förvaltningschef Karl-Johan Höjer om detta? Låter som om S Anders Larsson hittar på igen)

Revisionell bedömning

Vi kan inte kritisera Kf:s beslut att ge Bun ansvaret för genomförande av projektet eller Bun:s beslut att utse en projektstyrelse för genomförandet. Bun är den nämnd, som enligt sitt reglemente, är ekonomiskt ansvarig för kommunens fritidsanläggningar, till skillnad från t ex skol- och omsorgsfastigheter som ansvarsmässigt ligger under samhällsbyggandsnämnden.

Däremot anser vi att Bun:s uppdrag till projektstyrelsen var otydligt. Projektstyrelsen har själv definierat och ansvarsmässigt organiserat sig i olika arbetsgrupper på ett sätt som vi inte har full klarhet i. Rollfördelningen mellan Bun som uppdragsgivare och projektstyrelsen som utförare blev därmed inte riktigt tydliggjord. (Det är samma personer och problemet blir att det är ordförande i nämnden som äger dagordningen)

Har barn- och ungdomsnämnden upphandlat byggentreprenaden och tjänster i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens upphandlings- och inköpspolicy?

Dokumentation saknas eller är delvis ofullständig. (Och i brist på annan bevisning måste svar till frågan bli ett rungande nej)

Revisionell bedömning

Upphandling av teknisk rådgivare, arkitekt samt WSP (tjänster) är direktupphandlade av S Anders Larsson. Dokumentation saknas i allt väsentligt. Upphandlingen överskrider beloppsgränserna (7 basbelopp) och följer i övrigt inte kommunens upphandlings- och inköpspolicy.Den stora tidspressen och vald entreprenadform kan inte tas som ursäkt eller betraktas som ”synnerliga skäl” för att inte upphandla dessa tjänster enligt LOU och kommunens inköpspolicy.Visserligen har kommunens inköpschef anlitats för upphandling av vissa entreprenörer vilket översiktligt bedöms ha genomförts i enlighet med LOU. Men om upphandling av andra entreprenader är genomförda av projektstyrelsen och WSP enligt LOU utreds fn av kommunens jurister.

Har barn- och ungdomsnämnden informerats p ett tillräckligt sätt underbyggtiden av projektstyrelsen?

 Bun har informerats vid 4 tillfällen om Arenaprojektet. Om vad är oklart. 2008-01-22 2008-05-19 2008-09-15 2009-09-14 Bun:s fd ordförande anser dock att Bun genom dess presidiums medverkan i projektstyrelsen har haft tillgång till information och insyn i  projektets fortskridande.

Revisionell bedömningFormell information till Bun är enligt vår bedömning knapphändig, svagt dokumenterad och gjordes vid få tillfällen. Den är därför bristfällig i förhållande till Bun:s krav på löpande rapportering från projektstyrelsen och KL:s krav på en god intern kontroll. Krav på information på formellt korrekt sätt kan inte ersättas av personunion mellan olika grupperingar och uppdrag. (Hur kan då hela BUN göras ansvariga?)

Har barn- och ungdomsnämnden fortlöpande avrapporterat projektet till kommunstyrelsen i enlighet med kommunfullmäktiges beslut samt har kommunstyrelsen utövat tillräcklig uppsikt över barn- och ungdomsnämndens uppdrag under byggtiden ?

Ks har fortlöpande informerats om Arenaprojektet vid 6 tillfällen.  (Detta är inte sant då 2 av dessa tillfällen handlar om information till KSarbetsutskott. Har inte revisorerna bättre koll än så?)

2008-02-13

2008-03-12

2008-10-22

2008-11-19

2008-12-03

2009-03-11

Informationen till Ks är gjord relativt regelbundet och omfattande. Men vid den mest intensiva byggtiden efter den 11 mars 2009 har ingen ytterligare ekonomisk information lämnats till Ks även om andra frågor som sponsring, invigning mm behandlats.

Revisionell bedömning

Bun har informerat Ks på ett tillräckligt sätt under 2008.

Däremot har inte Ks fått eller efterfrågat den fortlöpande information från Bun under 2009 som kan krävas utifrån både fullmäktiges beslut från 2007 eller Kommunallagens krav på Ks avs tillsyn och uppsiktsplikt. (Ordförande äger dagordningen. Vice-ordförande försökte lyfta frågor men dessa drevs inte vidare av dem med ansvar för detta.)

Vi kan dock inte kritisera att informationen från Bun skett till hela Ks istället för dess presidium såsom fullmäktige beslutade om.

Och på slutet har jag sparat kanske det gottaste. Revisorsrapporten är diariestämplade den 16 mars 2010. När var den egentligen färdig? Svaret finns men de flesta har förmodligen missat detaljen. Det är här som en revisors egenskap är bra att ha. En bra revisor skall inte missa en detalj som finns längst ned på varje sida av Öhrlings rapport. Revisorsrapporten är daterad den 15 november 2009. Var den sedan har befunnit sig och varför är kanske intressanta frågor med tanke på att revisorernas arbetet skall vara objektivt, oberoende och fri från andras påverkningar. Med tanke på hur Öhrlings rapport brister i vissa avseenden och att det har tagit över fyra månader för rapporten att offentligöras så kan man undrar om inte den har tillåtit sig manipuleras något på resans gång. Först sades det att den skulle bli klar vid månadsskiftet november/december , sedan hette det vid årskiftet och så kommer den först i mitten av mars. Det luktar inte bra och med tanke på hur en annan Öhrlings representant, Stefan Frifelt, förgäves försökte rädda S Anders Larsson i vad som sedan blev JO utredning nummer 3 så är vi inte förvånade att arena rapporten blev bara halvdant. Öhrlings har inte visat sig vara den oberoende, objektiva kraft som de borde vara. Därför sätter vi istället vår förhoppning till polis och åklagare.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Senaste inläggen
Kategorier
Arkiv